Статья для журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера" № 7 за 2007 год Причины лени Виды лени Способы борьбы с ленью Обычно, когда человек только устраивается на работу, проходит период «притирки». Желательно в это время проявлять себя с лучшей стороны, но не слишком откровенничать с коллегами. Главное на этом этапе – выдержать испытательный срок. Как правило, в это время люди работают усерднее, ведь надо усвоить так много новой информации, причем, довольно быстро! Но вот испытание осталось позади, и вы уже втянулись в работу… и тут-то и подкрадывается Лень. Она подходит тихо, на мягких лапах. Лень – это нежелание что-то делать, хотя для этого есть все возможности. Начнем разбираться по порядку: сначала рассмотрим возможные причины лени. Причины лени Причинами лени могут быть: Физическая усталость, хроническое переутомление. Отсутствие заинтересованности в результате работы («Зачем мне это нужно? Итак сойдет…»). Отсутствие заинтересованности в процессе работы («Не знаю, как делать.. Скучно… Боюсь, что не получится» и т.д.). Страхи, опасения («Скажу что некогда, тогда делать ничего не придется, следовательно, ничего плохого не случится»…). Инертное окружение. Неэффективная организация работы: рутинные операции, отсутствие автоматизации производственных процессов. Отсутствие негативных последствий от невыполнения дела («Зачем лишний раз стараться, если ничего не случится?»). Нехватка необходимых навыков, умений, способностей (без знания иностранного языка невозможно выполнять работу профессионального переводчика). Неправильные убеждения, идеи, мысли, моральные установки («Работа – не волк, в лес не убежит»). Отметим, что в каждом индивидуальном случае все эти признаки одновременно не встречаются, но несколько «слабых мест» можно у себя обнаружить. Их ликвидацией мы и будем заниматься. Какие причины, вызывающие лень, зависят от вас, а какие нет? Ваше собственное физическое и эмоциональное состояние, навыки, желание или нежелание работать зависят в первую очередь лично от вас, а не от обстоятельств. Однако, некоторые моменты, вызывающие лень, могут быть вам неподконтрольны: они определяются внутрифирменной культурой, наличием или отсутствием нужной техники, программного обеспечения, людей, которым можно делегировать часть вашей работы и т.д. Выпишите на листок бумаги в два столбика причины, которые зависят лично от вас и вызывают у вас лень, и те, за которые вы не отвечаете, но которые снижают производительность вашего труда или мотивацию. Например: Зависит от меня: Не зависит от меня или зависит только частично: Мое самочувствие и настроение Настроение моего руководителя Моя работа: то, что входит в должностные обязанности Действия других людей, например, их неэффективное поведение на совещаниях Проанализируйте то, что у вас получилось, с учетом основных видов лени. Виды лени Можно выделить шесть основных видов лени: мыслительная; физическая; эмоциональная; творческая; патологическая; лень от несовпадения желаний и возможностей. Мыслительная лень – это когда не хочется думать. Мыслительная лень приводит к тому, что человек не анализирует того, что мешает его эффективной работе. Например, вместо того, чтобы освоить команду в программе Word, позволяющую автоматически подставлять адреса и фамилии, вы делаете это вручную. Если у вас всего несколько адресатов - это оправдано, но когда вы пишете более сотни одинаковых писем в разные организации, имеет смысл потратить некоторое время, чтобы потом его сэкономить за счет автоматизации самого процесса. Обычно люди считают, что все дела, которые они делают, важные и срочные, не замечая, что 80% времени они тратят на обычную «текучку». Подумайте над тем, что вы записали в левой колонке таблицы, т.е. как можно предотвратить появление причин, вызывающих у вас лень. Например, рационально ли расставлена мебель и размещены предметы на вашем рабочем месте? По законам эргономичности то, с чем вы чаще всего имеете дело, должно находиться от вас на расстоянии вытянутой руки, чтобы не нужно было вставать. Не совершаете ли вы бессмысленных передвижений по офису? Не приходится ли вам постоянно что-то искать? Физическая лень – это лень, возникающая в теле. Обычно физическая лень либо является неотъемлемой чертой личности, либо бывает вызвана усталостью и отсутствием возможности отдохнуть. На карикатурах секретаря иногда рисуют как многорукую индийскую богиню Кали, которая одновременно наливает кофе, печатает на компьютере, разговаривает по телефону и раскладывает бумаги. Поскольку вы – не зайчик из известной рекламы батареек, а живой человек, подумайте, достаточно ли времени вы уделяете сну и отдыху, чтобы зарядиться энергией? Во многих фирмах переработки стали нормой, и сотрудники сами добровольно остаются и работают по 12 часов в день. А дома – семья, дети, домашнее хозяйство. Если вести такой образ жизни, через некоторое время усталость может стать хронической и у вас начнет пропадать интерес к жизни. Чтобы не допустить этого, необходимо сознательно позволять себе отдыхать. Как это ни парадоксально, но именно физические упражнения дают организму возможность восстановиться, избавиться от стресса и зарядиться новой энергией. Найдите время для занятий спортом, прогулок на свежем воздухе. Эмоциональная лень – это когда человек настолько «задерган», что уже не способен проявлять нормальные человеческие эмоции. Для секретаря подобный вид лени абсолютно недопустим: ведь от того, как секретарь общается с людьми, зависит имидж организации! У всех людей бывают разные дни - хорошие и плохие. Причем, и эйфория, и депрессия одинаково вредны для работы. Профессионализм секретаря состоит в том, чтобы уметь справляться со своими эмоциями, не пускать их на самотек. Что стоит сказать посетителю комплимент или улыбнуться? Ничего. А дивиденды от этого многократно превосходят необходимые усилия. Эмоциональная лень заключается в равнодушном отношении к людям и работе Творческая лень. Пожалуй, это единственный позитивный вид лени. Для того чтобы придумать что-то выдающееся, человеку обычно требуется время для сбора и обработки информации. Поэтому работа в «авральном» режиме чаще всего неэффективна – у вас нет времени, чтобы найти какое-то на первый взгляд неочевидное, творческое решение. Творческая лень полезна для решения неординарных проблем. Например, придумать, что подарить начальнику на день рождения (речь идет о неординарном, запоминающемся презенте). Или решить задачу, которая казалась непосильной - подготовить сложный аналитический отчет на пределе своей компетенции, разработать план важного корпоративного мероприятия и т.д. Как ни парадоксально, но творческая лень тем не менее не допускает безделья. Она предполагает, что вы поставили себе цель, собрали все исходные материалы, затем переключились на что-то другое, а в это время ваш мозг продолжает работать над данной задачей. Это может происходить по дороге домой, во сне и т.д. Именно так Менделеев открыл свою знаменитую таблицу, а Архимед и Ньютон – всемирные законы. Патологическая лень – это лень, перешедшая границы допустимого. Вряд ли секретарь или офис-менеджер, предавшись полному ничегонеделанию, смогут достичь карьерных высот. Скорее всего, их работа будет однообразной, без возможности развития. Часто офисные работники подвержены «заболеванию» компьютерными играми, заняты чтением различных материалов в Интернете, болтовней с подругами и друзьями по телефону в рабочее время и т.д. Людям, попадающим под влияние патологической лени, кажется, что все нормально: «Вот еще одна партия в пасьянс, и тогда поработаем…». Постепенно работа начинает восприниматься как что-то, отрывающее от игры, разговора или чтения. Скорее всего, о карьере речь уже не идет. Помочь здесь может либо изменение своего отношения к отвлекающим факторам, либо смена работы на другую, с более требовательным руководством и строгими порядками. Лень от несовпадения желаний и возможностей. Чаще всего этот вид лени называют другим словом – зависть. Многим людям кажется, что они достойны большего, что им не доплачивают. Правда состоит в том, что вы получаете ровно столько, сколько нужно. Иначе бы вы как-нибудь это положение дел изменили – нашли бы себе другое место или доказали руководству свою незаменимость и полезность. Поэтому если вы действительно считаете, что достойны большего, докажите это - прежде всего себе, а затем и окружающим! Например, вы хотите получить повышение. Вместо того, чтобы сидеть и вздыхать, подумайте, как бы тактично узнать у руководителя, каковы ваши перспективы и что бы вы могли начать делать дополнительно, сверх положенного, чтобы увеличение зарплаты стало естественным результатом вашей работы. Если цель серьезна и масштабна, например, освоение новых навыков – составление аналитических отчетов и т.д. - разбейте ее на ряд простых операций и используйте каждую свободную минуту для того, чтобы самосовершенствоваться. В следующей статье будут рассмотрены различные способы борьбы с ленью. Способы борьбы с ленью Итак, мы ознакомились с шестью основными видами лени. Способов борьбы с ней тоже шесть: логический; физический; эмоциональный; дружеский; психологический; временной. Способы борьбы с ленью можно применять как вместе, так и по отдельности. Скажем, с помощью логического метода можно бороться с физической ленью: исключить ненужную физическую работу, такую как запечатывание почтовых конвертов – если их много, можно воспользоваться услугами сторонней фирмы. Эффективно также одновременно комбинировать 2-3 разных способа - например, дружеский и эмоциональный: допустим, нужно срочно заклеить 100 почтовых конвертов, и вам с радостью могут помочь в этом несколько других сотрудников при условии, что это не мешает их основной работе. Поговорим более подробно о различных способах борьбы с ленью. Логический способ – это обдумывание задачи и анализ всех логических взаимосвязей. Для начала необходимо научиться правильно планировать, чтобы избавиться от неэффективных методов работы. Например, логика подсказывает, что если дело серьезное и важное, то стоит провести несколько контрольных встреч, во время которых следует обсудить с руководителем уже достигнутые результаты. В этом случае, если вдруг возникнут какие-то проблемы, то их вовремя можно будет решить. Это гораздо эффективнее, чем узнать в самом конце, что, оказывается, была допущена ошибка на одном из промежуточных этапов, после чего всем исполнителям придется объяснять, где эта ошибка произошла, и что нужно предпринять, чтобы ее исправить. Гораздо проще выполнять последовательность мелких дел, чем одно огромное дело, пугающее своим объемом. В работе секретаря и офис-менеджера логика очень важна. С помощью нее вы можете уговорить себя сделать то, что вам делать не хочется, расписав в два столбика плюсы и минусы от действия или бездействия. Также можно назначить себе вознаграждение за то, что вы выполните дело, которое вам делать не хочется, но надо. Также в логический способ входит объединение однотипных дел в более крупные блоки, чтобы не терять эффективности при переключении с одной деятельности на другую. Например, можно сделать 10 звонков, а затем разослать по e-mail 10 писем, а не последовательно звонок-письмо-звонок, что в сумме занимает больше времени. Логический способ дает значительную экономию времени и сил, и лень понемногу отступает. Стоит подумать о процессе непрерывного совершенствования, который позволяет не останавливаться на достигнутом и двигаться только вперед. Физический способ борьбы с ленью включает в себя работу с телом. Часто мы забываем о том, что у нас есть тело, которое нуждается в отдыхе, сне, пище и физических упражнениях. Секретарю особенно важно выглядеть хорошо, двигаться легко и сохранять высокую работоспособность. Как показывает практика, возникает замкнутый цикл. Чем больше работы, тем меньше времени мы выделяем на занятия спортом, тем больше накапливается усталости и тем дольше выполняется работа. Все, круг замкнулся. Разомкнуть его можно, продумав конкретные меры по снятию нервного напряжения, качественному отдыху и питанию. Можно освоить специальные техники или несколько упражнений, которые можно делать прямо на рабочем месте в течение дня, например, наклоны головы влево-вправо. Еще один хороший способ физической борьбы с ленью – дыхательная гимнастика. Сделайте на 4 счета глубокий вдох, затем задержите дыхание на 4 счета, после этого – выдох на 4 счета, и снова задержка дыхания на 4 счета. Несколько таких циклов дыхания значительно повышают работоспособность и помогают в случае необходимости справиться с волнением. Эмоциональный способ – это, прежде всего, овладение навыками по изменению своих эмоций в желаемом направлении. Управлять эмоциями довольно легко, и большинство людей умеют это делать. Часто можно наблюдать, как, например, отвечая на телефонный звонок, секретарь переключается с предыдущей эмоции на профессиональный дружелюбный тон голоса. Секретарь, неспособный контролировать свои эмоции в нужный момент, вряд ли станет достойным помощником руководителя. Лень может возникать от неправильных эмоций, ими же ее можно и побороть. Для этого необходимо всего-навсего понять, что вас заставляет работать: кнут или пряник. Если вы выяснили, что, скажем, вас больше мотивирует угроза наказания, можно начать приучать себя к похвале и награде. Под видом лени часто скрываются страхи. Если быть честным с собой, можно избавиться от страхов, каждый раз спокойно разбираясь в том, а что, собственно, пугает, и как этого избежать. Дружеский способ борьбы с ленью – это использование других людей для взаимной поддержки. Если вы по-дружески помогаете сотрудникам, то и они при случае могут помочь вам. С помощью этого способа можно справиться с мыслительной ленью – попросите дать вам совет, с физической ленью – можно вместе с коллегами пойти в бассейн или в тренажерный зал, с эмоциональной ленью – человек, который хорошо к вам относится, всегда может развеселить вас шуткой или анекдотом. Подумайте, что хорошего вы можете сделать для окружающих, чтобы поднять им настроение? Хороший секретарь всегда в курсе, у кого из сотрудников скоро день рождения, кого надо поздравить, а кого – морально поддержать. Если вы создаете вокруг себя такую атмосферу, то и люди с вами будут вести себя соответственно. Но здесь кроется большая опасность – можно выработать у сотрудников привычку болтать с секретарем, отвлекая его подолгу от дела разговорами ни о чем. Дружеский способ подразумевает нахождение баланса между поддержанием отношений, что является частью профессиональных обязанностей секретаря, и основной работой. Психологический способ преодоления лени - это создание собственной коллекции маленьких психологических приемов, позволяющих действовать эффективно, сохранять хорошее настроение, бодрость и получать от жизни удовольствие. Наиболее действенный психологический прием – позитивное подкрепление. Сделали что-то, что делать не хотелось – поблагодарите себя, похвалите. Желательно не вознаграждать себя постоянно чем-нибудь съестным или курением, т.к. это может плохо отразиться на фигуре и здоровье. Поставьте на стол фотографию, которая будет поднимать вам настроение. Ищите хорошее во всем, что происходит. Лень – спутница недовольства и уныния. Пришел грубый посетитель? Могло бы быть и хуже, какая мелочь! Директор сказал что-то неприятное? Подумайте, а чего он хотел добиться, постарайтесь отбросить обиду и выполнить то, что ему нужно. Постепенно мелочи и суета начнут восприниматься вами более спокойно. Выделите для себя приоритеты и поставьте ограничитель на свое беспокойство, как советовал Дейл Карнеги. Создайте себе атмосферу соревнования с самой собой и обязательно празднуйте свои победы, пусть даже маленькие. Желательно составить себе план дальнейшего самообразования, т.к. в современном офисе все постоянно меняется – появляются новые компьютеры и техника, программы и возможности. Если не учиться всем этим пользоваться, отдаться на милость лени – карьера так и останется мечтой. Дейл Карнеги (1888 - 1955) - американский педагог, психолог, писатель. Разработал психологические курсы по самосовершенствованию, навыкам эффективного общения, выступления и другие Чтобы справиться с ленью, можно использовать временной способ. Как известно, нашей жизнью управляют биоритмы. Одни люди легко встают рано утром, другие могут не спать допоздна. Знание собственных биоритмов, особенно применительно к конкретной работе, позволяет так спланировать день, чтобы оптимально расходовать силы, оставляя резерв на случай возникновения непредвиденных трудностей. Начинайте день с короткого, но неприятного дела. Обычно это может быть звонок, который делать не хочется. Как только вы его сделаете, как будто гора упадет с ваших плеч. Поэтому приучите себя выполнять как минимум одно подобное дело прямо с утра. Тогда все остальное будет восприниматься гораздо легче и приятнее. Брайан Трейси назвал этот прием «съесть лягушку». Когда люди откладывают «лягушку» на более поздний срок, обычно это приводит к тому, что эффективность работы уменьшается, т.к. человек все время думает о предстоящем неприятном деле. Брайан Трэйси (род. 1944) - один из ведущих специалистов в мире в вопросах развития потенциальных возможностей человека и успешного ведения бизнеса, автор множества книг. Создавайте у себя привычки, которые экономят ваше время. В одном офисе автор видела секретаря, которая поднимала трубку только после четвертого звонка, потому что она прочитала в какой-то книге, что нужно делать именно так. Не доверяйте слепо всему, думайте сами, насколько тот или иной совет подходит лично вам. Обязательно планируйте дела - либо вечером, либо утром. Это сохраняет массу времени, даже если кажется, что уже невозможно что-то запланировать. Стремитесь к тому, чтобы каждый час у вас было по 10 минут отдыха. Это значительно увеличивает суммарную производительность труда. Позвольте себе в этот перерыв расслабиться. При этом очень важно менять тип деятельности: не пытайтесь «отдохнуть» за компьютерной игрой, лучше пройдитесь или переключитесь на такое занятие, которое отличается от того, что вы делали в течение часа. Часто люди ленятся из-за страха, что их работа не будет достаточно «совершенной», т.е. всегда можно сделать еще лучше. Поставьте предел попыткам совершенствования, выработайте четкие стандарты и соблюдайте их, если это еще не было сделано до вас. Обязательно автоматизируйте все, что можно автоматизировать, и не выполняйте работу за других людей. Часто секретари вынуждены исправлять ошибки других сотрудников, которые не желают придерживаться установленных в компании правил оформления документов. Обязательно найдите время на то, чтобы побеседовать с подобными людьми и вежливо убедить их в том, что им же самим выгодно не создавать себе лишних проблем. Джордж Лоример сказал: «Промедление с легким делом превращает его в трудное, промедление же с трудным делом превращает его в невозможное». Лень развращает человека, постепенно снижая его эффективность, и лишает его перспектив карьерного роста. Основное правило борьбы с ленью звучит так: «Сделай это сейчас!». Если для вас важен карьерный рост – сразу возьмитесь за совершенствование своей работы, будьте внимательны к деталям, не упуская при этом из виду ситуацию в целом. Джордж Хорас Лоример (1868 - 1937), американский писатель и журналист, автор афоризмов. Лень обладает свойством постепенно засасывать человека в трясину. Не стоит, конечно, впадать в крайность и оставлять в своей жизни только работу, но и прохладное отношение к ней тоже ни к чему хорошему не приведет - более того, в долгосрочной перспективе это способствует деградации личности. Часто должность помощника руководителя становится трамплином для достойной карьеры. Если не надеяться на чудо и везение, а сознательно планировать время и постоянно повышать свою эффективность и производительность, то ваша стоимость на рынке труда будет возрастать, и рано или поздно это обязательно будет оценено по заслугам. По материалам timesaver.ru